In qualità di esperto IT, sai che i gruppi e i team di Microsoft 365 possono essere un ottimo modo per gestire i progetti e collaborare con i colleghi. Tuttavia, sai anche che senza un'adeguata gestione, questi gruppi e team possono diventare rapidamente indisciplinati e ingestibili. In questo articolo, ti mostreremo come gestire i gruppi e i team di Microsoft 365 senza proprietari in modo da poter tenere traccia dei tuoi progetti e rendere felici i tuoi colleghi.
Una delle cose più importanti da fare quando si gestiscono gruppi e team di Microsoft 365 è definire aspettative chiare per i membri del gruppo. Assicurati che tutti capiscano quali sono i loro ruoli e le loro responsabilità all'interno del gruppo. Ciò contribuirà a evitare confusione e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Un altro suggerimento importante è quello di mantenere organizzati i gruppi e le squadre. Ciò significa creare convenzioni di denominazione chiare e concise per gruppi e team, nonché mantenere i file e i documenti del progetto organizzati in una posizione centrale. Mantenendo organizzati i tuoi gruppi e i tuoi team, renderai più facile per tutti trovare le informazioni di cui hanno bisogno e rimanere in pista.
Infine, non dimenticare di comunicare regolarmente con i membri del tuo gruppo. Tienili aggiornati sui tuoi progressi e chiedi il loro feedback. Ciò contribuirà a creare fiducia e a mantenere i membri del tuo gruppo coinvolti nel tuo progetto. Seguendo questi suggerimenti, puoi gestire correttamente i gruppi e i team di Microsoft 365 senza proprietari.
In un gruppo di Microsoft 365, almeno un account amministratore può gestire e apportare le modifiche necessarie. Tuttavia, se l'account del proprietario viene eliminato in Microsoft 365, il team in Microsoft Teams o Microsoft 365 Group e i relativi servizi associati potrebbero diventare orfani. Sebbene non si possa fare nulla se il proprietario del gruppo è stato rimosso, è possibile adottare una misura primitiva. Questo post ti mostrerà cosa puoi fare gestire gruppi e team di Microsoft 365 senza proprietario .
Come gestire gruppi e team di Microsoft 365 senza proprietari
Un amministratore globale, un amministratore di Exchange o un amministratore di gruppo può creare un criterio che chiede automaticamente ai membri più attivi di un gruppo o di un gruppo senza proprietari se assumeranno la proprietà. Se il membro accetta l'invito, ne diventa il proprietario.
Cosa può essere specificato per la politica
- Se desideri limitare chi può essere invitato come proprietario specificando un gruppo di sicurezza
- Indirizzo del mittente della notifica
- Numero di settimane durante le quali verranno inviate le notifiche
- Quali gruppi o team fanno parte della politica
- Gli ospiti non sono mai invitati a fare da host.
- Le notifiche vengono inviate settimanalmente, a partire da 24 ore dopo la creazione del criterio. I destinatari non possono inoltrare notifiche ad altri.
- Le notifiche e le risposte vengono registrate nel registro di controllo.
- L'azione viene registrata nel registro di controllo del Portale conformità.
- Fino a due membri del gruppo possono accettare l'invito a diventare il proprietario.
Passaggi per creare una politica
- Nell'interfaccia di amministrazione vai a mostra tutto > Impostazioni > impostazioni dell'organizzazione, e via Servizi scheda, selezionare Gruppi di Microsoft 365 .
- Selezionare Se non c'è un proprietario, invia un'e-mail e chiedi ai membri attivi del gruppo di diventare il proprietario casella di controllo.
- Supponiamo che tu voglia mantenere le impostazioni di configurazione predefinite; Scegliere Salva. Altrimenti , Scegliere Personalizza la politica e seguire i passaggi successivi.
- SU Opzioni di notifica settimanale nella pagina, specificare chi può ricevere avvisi sui diritti di proprietà. Se consenti o blocchi determinati membri, trova e aggiungi il gruppo di sicurezza che desideri utilizzare.
- Inserisci il numero di membri attivi che desideri notificare e seleziona il numero di settimane per inviare la notifica. (L'elenco delle notifiche viene creato durante la prima notifica e non cambia.) Selezionare Prossimo .
- SU Di chi è questa lettera? pagina, selezionare il mittente del messaggio e-mail, quindi selezionare Prossimo . Tieni presente che le caselle di posta condivise non sono supportate. Il mittente deve essere una cassetta postale dell'utente o una cassetta postale del gruppo.
- SU Oggetto e messaggio pagina, impostare l'e-mail e, se necessario, abilitare URL della direttiva sui criteri e quindi selezionare Prossimo .
- SU Seleziona i gruppi di destinazione pagina, selezionare Gruppi specifici e seleziona i gruppi e i team che desideri includere in questo criterio oppure seleziona Tutti i gruppi .
- Scegliere Prossimo .
- SU Revisione e completamento pagina, confermare le impostazioni e fare clic su FINE e quindi selezionare Fatto.
Cosa succede se i membri del gruppo rinunciano alla proprietà in un avviso?
Se tutti i membri si rifiutano di assumere la proprietà, anche dopo più richieste, nel portale di conformità di Microsoft Purview, gli amministratori possono vedere quale gruppo senza proprietario è in modalità invisibile all'utente nel registro di controllo selezionando l'icona Gruppo orfano incustodito attività. Pubblica questo, gli amministratori dovranno contattare direttamente i gruppi e convincere qualcuno a farsi carico. Una volta trovato qualcuno, può renderlo amministratore del gruppo o del team.
Leggere : requisiti di sistema di Microsoft 365.
Il criterio per un gruppo senza proprietario è configurato, ma nessun membro riceve notifica.
C'è un passaggio in questa politica che l'amministratore non ha bisogno di configurare - Di chi è questa lettera? È necessario assicurarsi che il mittente utilizzi una cassetta postale dell'utente o una cassetta postale del gruppo. La notifica non viene inviata se è stato configurato un mittente diverso da una cassetta postale di un utente o di un gruppo. Per ulteriore conferma, l'amministratore può controllare il registro di controllo per vedere se sono state inviate notifiche e-mail di gruppo.
