Creare un file Excel in SharePoint può essere un modo utile per assicurarti che tutti i membri del tuo team abbiano accesso allo stesso documento, indipendentemente da dove si trovino. Questa guida ti mostrerà come creare un file Excel condiviso in SharePoint, nonché i vantaggi derivanti dall'utilizzo di questo sistema. Con questa guida potrai sfruttare i vantaggi della condivisione di un file Excel in SharePoint e apprendere i semplici passaggi per realizzarlo.
Creazione di un file Excel condiviso in SharePoint: Per creare un file Excel condiviso in Sharepoint, attenersi alla seguente procedura:
- Apri SharePoint nel tuo browser web.
- Scegli la libreria in cui desideri archiviare il file.
- Fare clic sul pulsante Carica per caricare il file Excel.
- Una volta caricato il file, fai clic su di esso per aprirlo.
- Vai alla scheda File e seleziona Condividi.
- Inserisci i nomi delle persone con cui desideri condividere il file.
- Scegli il livello di accesso che desideri concedere loro.
- Fare clic su Condividi per terminare.
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Come creare un file Excel condiviso in SharePoint?
SharePoint è un potente strumento di collaborazione basato sul cloud che consente alle organizzazioni di archiviare, accedere e collaborare su documenti, fogli di calcolo e altre risorse digitali. Molte aziende utilizzano SharePoint per ospitare dati e documenti nel cloud ed è uno strumento eccellente per condividere fogli di calcolo Excel con colleghi e partner esterni.
Creare un file Excel condiviso in SharePoint è facile e diretto e richiede solo pochi semplici passaggi. In questo articolo, spiegheremo esattamente come farlo.
Passaggio 1: carica il file Excel su SharePoint
Il primo passaggio per creare un file Excel condiviso in SharePoint è caricare il file nel sito di SharePoint. Per fare ciò, dovrai accedere al tuo account SharePoint e accedere alla raccolta documenti in cui desideri archiviare il file. Una volta entrato nella raccolta documenti, fai clic sul pulsante Carica e seleziona il file Excel dal tuo computer.
Una volta caricato il file, puoi dargli un nome e aggiungere eventuali informazioni aggiuntive che desideri memorizzare sul file. Al termine, fai clic su Salva e il file verrà caricato nel sito di SharePoint.
Passaggio 2: imposta sicurezza e autorizzazioni
Una volta caricato il file su SharePoint, il passaggio successivo consiste nell'impostare la sicurezza e le autorizzazioni per il file. Ciò determinerà chi può accedere al file e cosa può fare con esso. Per impostare la sicurezza e le autorizzazioni, fare clic sul pulsante Impostazioni nella raccolta documenti e selezionare Autorizzazioni.
Da qui è possibile impostare le autorizzazioni per il file. Ad esempio, puoi rendere pubblico il file in modo che chiunque abbia il collegamento possa accedervi oppure puoi renderlo privato e limitare l'accesso a persone specifiche. Puoi anche impostare livelli di autorizzazione specifici, come Lettura o Modifica, per diversi utenti o gruppi.
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Passaggio 3: condividi il file Excel
Una volta impostate la sicurezza e le autorizzazioni, il passaggio successivo è condividere il file Excel. Per fare ciò, fai clic sul pulsante Condividi nella raccolta documenti e inserisci gli indirizzi email delle persone con cui desideri condividere il file. Puoi anche aggiungere un messaggio per spiegare perché stai condividendo il file.
Al termine, fai clic su Invia e il file verrà condiviso con le persone specificate. Riceveranno un messaggio di posta elettronica con un collegamento al file e potranno accedervi utilizzando il proprio account SharePoint.
Passaggio 4: imposta le notifiche sui file
Una volta condiviso il file Excel, il passaggio successivo è impostare le notifiche dei file. Ciò ti consentirà di essere avvisato ogni volta che qualcuno apporta modifiche al file. Per impostare le notifiche dei file, fare clic sul pulsante Impostazioni nella raccolta documenti e selezionare Avvisi.
Da qui puoi scegliere quali tipi di notifiche desideri ricevere. Ad esempio, puoi ricevere una notifica ogni volta che il file viene modificato, quando qualcuno commenta il file o quando qualcuno crea una nuova versione. Una volta impostate le notifiche, verrai avvisato ogni volta che qualcuno apporta modifiche al file.
Passaggio 5: collaborare sul file Excel
L'ultimo passaggio è collaborare sul file Excel. SharePoint semplifica la collaborazione sui file in tempo reale e puoi farlo con il file Excel che hai appena creato. Per iniziare a collaborare, fare clic sul pulsante Collabora nella raccolta documenti e selezionare Modifica nel browser.
Questo aprirà il file Excel nel browser e tu e i tuoi collaboratori potrete apportare modifiche al file in tempo reale. Puoi anche chattare tra loro nella finestra di chat e tutte le modifiche verranno salvate automaticamente.
Passaggio 6: scarica il file Excel
Una volta terminata la collaborazione sul file Excel, puoi scaricarlo sul tuo computer. Per fare ciò, fare clic sul pulsante Scarica nella raccolta documenti e selezionare Scarica come Excel. Questo scaricherà il file sul tuo computer e potrai quindi utilizzarlo come desideri.
Passaggio 7: gestire il controllo della versione
SharePoint semplifica inoltre la gestione del controllo della versione per il file Excel. A tale scopo, fare clic sul pulsante Impostazioni nella raccolta documenti e selezionare Cronologia versioni. Si aprirà un elenco di tutte le versioni del file e potrai visualizzare le modifiche apportate al file nel tempo.
Se necessario, puoi anche ripristinare una versione precedente del file. Per fare ciò, seleziona la versione che desideri ripristinare, fai clic su Ripristina e la versione verrà ripristinata allo stato precedente.
Passaggio 8: eliminare il file Excel
Una volta finito di lavorare con il file Excel, puoi eliminarlo da SharePoint. Per fare ciò, fare clic sul pulsante Impostazioni nella raccolta documenti e selezionare Elimina. Ciò eliminerà definitivamente il file dal sito di SharePoint e non sarà più disponibile per la visualizzazione o il download.
Passaggio 9: gestisci lo spazio di archiviazione
Una volta terminata la gestione del file Excel, puoi gestire lo spazio di archiviazione per assicurarti di avere spazio sufficiente per tutti i tuoi file. Per fare ciò, fare clic sul pulsante Archiviazione nella raccolta documenti e selezionare Gestisci archiviazione.
Da qui puoi visualizzare la quantità di spazio di archiviazione che hai utilizzato e la quantità di spazio di archiviazione rimasto. Puoi anche eliminare i file che non ti servono più per liberare spazio di archiviazione.
Passaggio 10: monitorare l'attività dei file
Infine, puoi monitorare l'attività dei file per assicurarti che venga effettuato l'accesso e utilizzato in modo appropriato. A tale scopo, fare clic sul pulsante Attività nella raccolta documenti e selezionare Monitora. Questo ti mostrerà chi ha avuto accesso al file e quando, nonché eventuali modifiche apportate al file.
Puoi anche impostare avvisi per essere avvisato ogni volta che qualcuno accede al file o apporta modifiche ad esso. Questo ti aiuterà a tenere traccia di chi sta accedendo al file e cosa sta facendo con esso.
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Domande frequenti correlate
Come creare un file Excel condiviso in SharePoint?
Risposta:
Creare un file Excel condiviso in SharePoint è un ottimo modo per collaborare con altri su un progetto o archiviare dati importanti. Il primo passaggio è creare un sito di SharePoint. Puoi farlo accedendo al portale di Office 365 e creando un nuovo sito di SharePoint. Una volta creato il sito, puoi aggiungere il file Excel al tuo sito caricandolo nella libreria documenti. Puoi quindi condividere questo file con gli altri utenti concedendo loro le autorizzazioni di modifica. Ciò consentirà loro di visualizzare, modificare e commentare il file condiviso. Una volta condiviso il file, qualsiasi modifica apportata da chiunque si rifletterà nel file.
In conclusione, creare un file Excel condiviso in SharePoint è un processo semplice e diretto. Con l'aiuto di questa guida, puoi creare facilmente un file Excel condiviso da condividere e collaborare con i tuoi colleghi. Ciò ti consente di tenere traccia di tutte le informazioni importanti in un unico posto, rendendo la collaborazione più efficiente e produttiva. Con pochi clic e pochi minuti del tuo tempo, puoi creare rapidamente un file Excel condiviso in SharePoint.
